去日本前，可以用 Visit Japan Web 預先填寫入境及海關申報資料，完成後在抵埗時出示對應 QR Code。最值得提早做的，是核對護照、航班及住宿資料，以及確保同行每個人都有自己的申報紀錄和 QR Code，避免到機場才逐項找資料。
一、先準備這幾項資料
開始前，把以下資料放在手邊，填寫會順暢得多：
- 護照：英文姓名、護照號碼、出生日期等，按實際證件核對。
- 入境航班：抵達日本的日期、航空公司及航班號碼。轉機行程要看清楚是哪一段航班進入日本。
- 住宿資料：在日本的住宿名稱、地址、郵遞區號及聯絡電話，可先打開酒店確認信。
- 同行家人資料：需要代家人登記時，先備妥各人的護照及行程資料。
- 可登入的電郵及手機：不要等出發當日才發現忘記密碼，或收不到帳戶驗證電郵。
訂房網站的訂單編號不是住宿地址；酒店名稱也未必足以填完所有欄位。最好先將確認信與地址存好，填表時不用反覆切換搜尋。
二、從官方網站開始，先填本人資料
透過 Visit Japan Web 官方網站 建立或登入帳戶，再按畫面指示填寫本人資料。這是免費網頁服務，毋須下載 app。不要單憑搜尋廣告或陌生訊息內的連結輸入護照資料；可從日本數碼廳的官方頁面進入服務。
填完後，逐項核對英文姓名、護照號碼、國籍及出生日期。若使用護照讀取功能，也要自己檢查結果，不能只因畫面成功讀取便直接跳到下一步。
完成這些登錄資料，不等於取得日本簽證或入境許可；仍要按自己的護照及旅程確認適用入境要求。
三、新增今次旅程，再完成申報
在帳戶內登錄今次入境日本的行程，填寫抵達日期、航班及住宿資料，再完成相應的入境及海關申報。
海關問題要按自己實際攜帶的物品回答，不要為了快一點完成而全部選同一答案。若同行旅程、航班或酒店後來改了，出發前再回到相關行程檢查需要更新的資料。
現行流程使用入境審查及海關申報共用的 QR Code，不用按舊教學另外準備兩個碼。完成後，確認打開的是今次旅程，而不是帳戶內上一次去日本的紀錄。可配合 官方操作指南 查看當前畫面。
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四、一家人同行，不能只準備一個 QR Code
原則上，每人可以用不同電郵建立自己的帳戶；如果家人會一同辦理入境或回國手續，也可由代表帳戶登錄同行家人，並在同一帳戶替各人建立 QR Code。
重點是：同一帳戶不代表全家共用同一個碼。 要切換到每位同行者，逐一確認資料及相應 QR Code。幫父母或小朋友處理時，尤其要核對姓名與護照，避免出示了另一人的碼。
如果家人並非一同辦理手續，不宜直接假設代表帳戶的同行家人安排一定適用；先看官方當前說明，再決定各自登記方式。
五、出發前做一次「實際打開」檢查
不要只確認「填過」，而是親自打開今次旅程，檢查以下五項：
- 本人及同行者的證件資料是否正確。
- 入境日期、航班及住宿是否與最新訂單一致。
- 所需申報是否已完成，能否顯示 QR Code。
- 每個同行者是否都有自己的碼，切換時有否選錯人。
- 手機能否正常登入及顯示資料，電量是否足夠。
如打算離線使用，要先在有網絡時登入並維持登入狀態；不能假設沒有網絡時仍可從零登入或修改全部資料。同行家人資料的編輯亦需要網絡，宜在出發前完成。
六、抵埗後按現場指示出示
到日本後，備妥護照及對應 QR Code，按現場工作人員及設備指示辦理。預先填表有助整理資料，但不保證一定毋須排隊或檢查行李。
Visit Japan Web 並非唯一申報方法。日本海關 說明仍可使用紙本海關申報；若未完成電子資料，應按現場指示處理，不能因此略過申報。
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